Regulamin i prywatność WIZYT

Data obowiązywania: [DO UZUPEŁNIENIA]

1. Operator i kontakt

Operatorem platformy WIZYT, dostępnej pod adresem wizyt.eu, jest:

[PEŁNA NAZWA PRZEDSIĘBIORCY]

Adres: [ADRES]

NIP: [NIP]

E-mail kontaktowy i reklamacyjny: [E-MAIL]

Kontakt w sprawach ochrony danych: [E-MAIL]

Dalej określany jako „Operator”.

Platforma umożliwia firmom prowadzenie własnej strony internetowej, prezentowanie oferty oraz obsługę rezerwacji. Strony firm mogą działać w subdomenach, np. nazwa-firmy.wizyt.eu. Formularz rezerwacji może być również udostępniony przez widżet na zewnętrznej stronie.

„Firma” oznacza usługodawcę korzystającego z WIZYT. „Klient” oznacza osobę korzystającą z jego strony lub dokonującą rezerwacji, w tym pacjenta placówki medycznej.

2. WIZYT a usługi świadczone przez firmy

Operator dostarcza narzędzia techniczne. Usługę zarezerwowaną przez klienta wykonuje wybrana firma.

Firma odpowiada za swoją ofertę, ceny, kwalifikacje personelu, dostępność, informacje na stronie oraz wykonanie usługi. Jej dane kontaktowe powinny być dostępne przed dokonaniem rezerwacji.

WIZYT nie jest stroną umowy dotyczącej wykonania usługi przez firmę, chyba że przy konkretnej ofercie wyraźnie wskazano inaczej.

Pytania dotyczące przebiegu wizyty, zmiany terminu, ceny lub jakości usługi należy kierować do firmy. Problemy z działaniem platformy można zgłaszać Operatorowi.

Niniejszy dokument nie ogranicza odpowiedzialności Operatora za jego własne działania ani praw wynikających z obowiązujących przepisów.

3. Konto firmy i dostęp pracowników

Konto może założyć osoba uprawniona do działania w imieniu firmy. Podane informacje powinny być prawdziwe i aktualne.

Właściciel firmy nadaje dostęp pracownikom i określa ich uprawnienia. Każda osoba powinna korzystać z własnego dostępu. Nie należy przekazywać innym swojego hasła ani kodów umożliwiających połączenie urządzenia z kontem.

Firma powinna niezwłocznie odebrać dostęp osobom, które przestały być upoważnione do obsługi jej danych.

W przypadku podejrzenia przejęcia konta należy zmienić hasło, zakończyć nieznane sesje i poinformować Operatora.

4. Strona firmy i publikowane treści

Firma może przygotowywać treści, zdjęcia, filmy i inne elementy swojej strony w zakresie funkcji dostępnych w wybranym planie.

Zapisanie szkicu nie oznacza jego publikacji. Zmiany stają się widoczne dla odwiedzających po opublikowaniu strony.

Firma odpowiada za posiadanie praw do zamieszczonych materiałów, w tym zdjęć, filmów, znaków towarowych i wizerunków osób.

Nie wolno publikować treści bezprawnych, naruszających cudze prawa, wprowadzających w błąd ani ujawniających dane klientów bez odpowiedniej podstawy.

W szczególności nie należy publikować dokumentacji medycznej, wyników badań ani informacji pozwalających rozpoznać pacjenta i jego stan zdrowia bez spełnienia właściwych wymagań prawnych.

Firma może posiadać własny regulamin świadczenia usług i politykę prywatności. Dokumenty te powinny być dostępne na jej stronie i nie mogą ograniczać ustawowych praw klientów.

5. Rezerwacja wizyty

Przed wysłaniem rezerwacji klient powinien sprawdzić firmę, usługę, termin, cenę oraz wybranego specjalistę, jeżeli dokonuje takiego wyboru.

Firma określa dostępne usługi, grafik, wymagane dane kontaktowe i zasady potwierdzania rezerwacji.

Imię klienta jest wymagane. Pozostałe pola mogą być obowiązkowe, opcjonalne lub niewidoczne, zależnie od ustawień firmy.

Formularz może wymagać przejścia zabezpieczenia oraz wpisania kodu wyświetlonego w procesie rezerwacji. Nie należy traktować takiego kodu jako potwierdzenia tożsamości klienta.

Jeżeli firma wymaga potwierdzenia adresu e-mail, należy wykonać instrukcję otrzymaną w wiadomości. Niepotwierdzona rezerwacja może wygasnąć po czasie wskazanym podczas zapisu.

O skutecznym przyjęciu rezerwacji informuje komunikat i status przedstawiony w systemie. Samo rozpoczęcie wypełniania formularza nie rezerwuje terminu.

Jeżeli wybrano zapis bez wskazania konkretnego specjalisty, firma przypisuje dostępną osobę zgodnie ze swoją organizacją pracy.

W przypadku niejasnego wyniku operacji należy sprawdzić potwierdzenie lub skontaktować się z firmą przed ponownym wysłaniem tej samej rezerwacji.

6. Zmiana terminu, odwołanie i płatność za wizytę

Możliwość zmiany lub odwołania wizyty zależy od zasad firmy przedstawionych klientowi przed dokonaniem rezerwacji.

Jeżeli udostępniono odpowiedni link lub funkcję, klient może skorzystać z niej zgodnie z instrukcją. W pozostałych przypadkach należy skontaktować się bezpośrednio z firmą.

Informacje o zaliczce, opłacie za usługę lub zasadach rozliczenia muszą zostać przedstawione przed powstaniem obowiązku zapłaty. Nie wynikają one automatycznie z samego korzystania z WIZYT.

Wiadomości dotyczące rezerwacji mają charakter organizacyjny. Nie są zgodą na otrzymywanie reklam.

7. Zapisy pacjentów do placówek medycznych

W przypadku rezerwacji świadczenia zdrowotnego usługodawcą jest wskazana placówka lub osoba wykonująca zawód medyczny.

WIZYT nie udziela porad medycznych, nie stawia diagnoz i nie zastępuje dokumentacji medycznej prowadzonej przez placówkę.

Formularz rezerwacji służy organizacji wizyty. Nie należy wpisywać w nim diagnoz, wyników badań, historii leczenia, numeru PESEL ani innych informacji medycznych, których formularz nie wymaga do umówienia wizyty.

Sama informacja o wybranej specjalizacji lub rodzaju świadczenia może jednak ujawniać dane dotyczące zdrowia. Takie informacje wymagają ochrony właściwej dla szczególnych kategorii danych.

Placówka ustala i przedstawia pacjentowi podstawy prawne przetwarzania, zakres wymaganych danych oraz okres ich przechowywania. Jeżeli znajduje zastosowanie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, przetwarzanie musi spełniać również warunki określone w art. 9 ust. 3 RODO. W innych przypadkach placówka zapewnia inną właściwą podstawę.

Akceptacja regulaminu rezerwacji nie stanowi automatycznie zgody na leczenie, przetwarzanie wszystkich danych medycznych ani marketing.

W sprawach pilnych lub zagrożenia zdrowia nie należy oczekiwać na odpowiedź z formularza rezerwacji. Należy skorzystać z odpowiedniej pomocy medycznej.

8. Rezerwacja dla innej osoby

Osoba rezerwująca wizytę dla dziecka lub innej osoby powinna być uprawniona do działania w jej imieniu i przekazać tylko dane potrzebne do organizacji wizyty.

Placówka lub firma może wymagać dodatkowego potwierdzenia uprawnienia przed wykonaniem usługi.

Nie należy podawać cudzych danych w celu dokonania fikcyjnej rezerwacji ani ujawniać informacji o zdrowiu innej osoby bez odpowiedniej podstawy.

9. Opinie i galerie

Jeżeli firma udostępnia opinie, autor może podać imię lub pseudonim, ocenę i treść. Po zatwierdzeniu opinia oraz odpowiedź firmy mogą być publicznie widoczne.

Opinie są moderowane. Samo opublikowanie opinii nie oznacza potwierdzenia, że autor skorzystał z usługi, chyba że przy konkretnej opinii wyraźnie wskazano sposób jej weryfikacji.

Nie należy zamieszczać w opiniach danych kontaktowych, dokumentacji medycznej, informacji o zdrowiu ani danych innych osób.

Firma odpowiadająca na opinię nie powinna ujawniać informacji o pacjencie lub potwierdzać szczegółów jego leczenia. Publiczna wypowiedź autora nie uprawnia automatycznie placówki do ujawnienia dalszych informacji.

Treści bezprawne można zgłosić firmie lub Operatorowi. Zgłoszenie powinno wskazywać konkretną treść, przyczynę zgłoszenia i sposób kontaktu z osobą zgłaszającą.

10. Abonament WIZYT

Zakres funkcji, limity, okres próbny i cena planu są przedstawiane firmie przed wyborem płatnej usługi.

Opłata za korzystanie z platformy jest odrębna od należności za wizytę klienta.

Jeżeli płatności nie są dostępne, samo utworzenie konta lub korzystanie z wersji próbnej nie upoważnia Operatora do pobrania opłaty.

Przed uruchomieniem płatnego abonamentu firma otrzymuje informacje o cenie, podatkach, okresie rozliczeniowym, ewentualnym automatycznym odnowieniu i sposobie rezygnacji.

Prawa konsumentów oraz przedsiębiorców korzystających z ochrony konsumenckiej stosuje się w przypadkach przewidzianych przepisami. Regulamin nie wyłącza ustawowego prawa odstąpienia od umowy, jeżeli takie prawo przysługuje.

11. Wymagania techniczne i reklamacje

Korzystanie z WIZYT wymaga połączenia z internetem, aktualnej przeglądarki oraz obsługi JavaScript i technologii niezbędnych do działania wybranej funkcji.

Operator może prowadzić prace techniczne i aktualizacje. O planowanych istotnych ograniczeniach informuje w dostępnym kanale komunikacji, jeżeli jest to możliwe.

Problemy techniczne należy zgłaszać na adres wskazany w punkcie 1. W zgłoszeniu warto podać adres strony, czas wystąpienia problemu i opis wykonanej czynności. Nie należy przesyłać hasła ani zbędnych danych pacjentów.

Operator udziela odpowiedzi na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, z uwzględnieniem terminów wymaganych prawem.

Reklamację dotyczącą wykonania wizyty rozpatruje firma świadcząca usługę.

Polityka prywatności

12. Kto odpowiada za dane

Operator jest administratorem danych przetwarzanych dla własnych celów związanych z prowadzeniem WIZYT, w szczególności obsługą kont, umów, rozliczeń, zgłoszeń i bezpieczeństwa platformy.

Firma jest administratorem danych swoich klientów i pacjentów przetwarzanych w celu obsługi rezerwacji i wykonywania usług.

W zakresie, w którym Operator przechowuje lub obsługuje dane rezerwacji wyłącznie na udokumentowane polecenie firmy, działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.

Udostępnienie firmie subdomeny WIZYT nie oznacza, że Operator staje się administratorem wszystkich danych jej klientów.

Informacje o konkretnej firmie, kontakcie do niej i ewentualnym inspektorze ochrony danych powinny znajdować się na jej stronie oraz przy formularzu rezerwacji.

13. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od używanej funkcji przetwarzane mogą być:

• dane właściciela konta i upoważnionych pracowników;
• nazwa firmy, dane kontaktowe i rozliczeniowe;
• imię klienta oraz wymagane dane kontaktowe;
• wybrana usługa, termin, specjalista i status rezerwacji;
• informacje organizacyjne przekazane w dozwolonych polach formularza;
• treść korespondencji i zgłoszeń;
• opinie, odpowiedzi oraz materiały opublikowane na stronie;
• dane techniczne niezbędne do działania i ochrony systemu, w tym informacje o sesji, urządzeniu i zdarzeniach bezpieczeństwa.

W przypadku placówek medycznych część informacji o rezerwacji może stanowić dane dotyczące zdrowia.

14. Cele i podstawy przetwarzania

Dane są przetwarzane w zakresie odpowiednim do konkretnego celu:

• konto i umowa z WIZYT — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem;
• organizacja rezerwacji — działania przed zawarciem lub wykonanie umowy z firmą, a w odpowiednich sytuacjach jej uzasadniony interes związany z organizacją pracy;
• rozliczenia i obowiązki prawne — wykonanie obowiązków wynikających z przepisów;
• bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom i roszczenia — prawnie uzasadniony interes właściwego administratora, z uwzględnieniem praw osoby, której dane dotyczą;
• marketing i opcjonalne technologie — właściwa podstawa prawna oraz wymagane zgody.

Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia wymaga dodatkowo odpowiedniej przesłanki z art. 9 RODO. Konkretną podstawę wskazuje placówka medyczna w swojej informacji dla pacjenta.

Operator nie wykorzystuje powierzonych danych pacjentów do własnego marketingu.

15. Komu udostępniamy dane

Dostęp otrzymują wyłącznie osoby i podmioty uprawnione w zakresie potrzebnym do wykonania określonych zadań.

Mogą to być upoważnieni pracownicy firmy, personel Operatora oraz dostawcy infrastruktury, przechowywania danych, poczty i zabezpieczeń. Dane mogą być również przekazane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.

Dostęp techniczny nie oznacza dowolnego prawa do przeglądania danych klientów i pacjentów.

Aktualny wykaz dostawców, ich funkcji, lokalizacji przetwarzania i ewentualnych transferów poza Europejski Obszar Gospodarczy:

[WYKAZ DOSTAWCÓW LUB LINK DO WYKAZU — DO UZUPEŁNIENIA]

Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, administrator wskazuje podstawę transferu, stosowane zabezpieczenia oraz sposób uzyskania informacji o tych zabezpieczeniach.

16. Jak długo przechowujemy dane

Dane nie są przechowywane dłużej, niż wymaga tego cel przetwarzania, obowiązek prawny lub uzasadniona potrzeba dochodzenia roszczeń.

Obowiązujące okresy:

• dane konta i obsługi umowy: [OKRES I ZASADY PO ZAKOŃCZENIU UMOWY];
• dane rezerwacji klientów: [OKRES LUB KRYTERIA USTALANE PRZEZ FIRMĘ];
• dane rezerwacji pacjentów: [OKRES LUB KRYTERIA WSKAZANE PRZEZ PLACÓWKĘ];
• dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany odpowiednimi przepisami;
• zgłoszenia i korespondencja: [OKRES];
• logi bezpieczeństwa: [OKRES];
• kopie zapasowe: [OKRES ROTACJI I USUWANIA].

Usunięcie konta nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentów, które muszą być zachowane na podstawie prawa.

Danych organizacyjnych rezerwacji nie należy automatycznie utożsamiać z dokumentacją medyczną ani stosować do nich bez analizy jednego wspólnego okresu przechowywania.

17. Prawa osób

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.

Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

W sprawach danych wizyty należy kontaktować się z firmą lub placówką. W sprawach konta WIZYT — z Operatorem.

Żądanie skierowane do niewłaściwego podmiotu zostanie obsłużone lub przekazane właściwemu administratorowi w odpowiednim zakresie.

Usunięcie danych może być ograniczone obowiązkiem ich przechowywania lub inną podstawą przewidzianą prawem. Sam fakt skorzystania z usług medycznych nie oznacza utraty praw wynikających z RODO.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

18. Cookies i pamięć przeglądarki

WIZYT korzysta z cookies i podobnych technologii potrzebnych m.in. do obsługi sesji, zabezpieczeń oraz działania wybranych funkcji. Edytor może przechowywać lokalną kopię niezapisanych zmian.

Technologie analityczne lub reklamowe wymagające zgody mogą być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu. Odmowa zgody na technologie opcjonalne nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowego formularza rezerwacji.

Osadzenie widżetu WIZYT na innej stronie nie oznacza zgody na wszystkie technologie stosowane przez właściciela tej strony.

Szczegółowy wykaz stosowanych technologii, ich celów i okresów działania:

[TABELA COOKIES I PAMIĘCI LOKALNEJ — DO UZUPEŁNIENIA]

19. Bezpieczeństwo i powierzenie danych

Operator i firma stosują środki ochrony odpowiednie do zakresu i ryzyka przetwarzania. Obejmują one ograniczanie dostępu, zabezpieczanie komunikacji i kontrolę uprawnień.

Przed rozpoczęciem przetwarzania danych klientów w imieniu firmy strony zawierają umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO.

Umowa określa w szczególności zakres i czas przetwarzania, kategorie danych, udokumentowane polecenia firmy, poufność, zabezpieczenia, korzystanie z dalszych dostawców, pomoc w realizacji praw, obsługę naruszeń oraz zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy.

Niniejsza polityka prywatności nie zastępuje umowy powierzenia ani obowiązku informacyjnego konkretnej placówki wobec pacjenta.

20. Zakończenie korzystania i zmiany dokumentu

Firma może zakończyć korzystanie z WIZYT zgodnie z warunkami swojego planu i umowy. Zasady otrzymania kopii oraz usunięcia powierzonych danych określa umowa powierzenia.

Operator może zmienić regulamin z uzasadnionych przyczyn, takich jak zmiana prawa, zakresu funkcji lub zabezpieczeń. O istotnych zmianach informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, wskazując ich zakres i datę obowiązywania.

Zmiany nie naruszają praw nabytych ani uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Do korzystania z WIZYT stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony przysługującej użytkownikom na podstawie właściwych przepisów.